【よくあるご質問】苦情メールの代理送信

苦情(クレーム)メール代行・代理送信サービス
寄せられた質問と回答を記載しています。

質問と回答

よくある質問

窓口フォームから送信していただくことは可能ですか?

メールアドレス宛ではなく、某企業が設置している
窓口フォーム(お客さま相談窓口)から苦情をだして欲しいです。なお、窓口フォームから送信するためには送信者の氏名と
電話番号を入力する必要があります。虚偽情報を記すと規約違反や効果がないらしいので心配です。
かといって私の個人情報を苦情先に与えたくはありません。
このような依頼でも対応いただけますでしょうか?
ご回答お待ちしております。

はい。問い合わせフォームの代理送信も承っております。
また、必須事項である氏名・住所・電話番号なども当事業所の
各スタッフの情報を使用いたしますので、虚偽・利用規約違反にはあたる
可能性は低いと思われます。
ご安心ください。

文章作成の依頼も可能ですか?

文章が苦手なため、私の代わりに文章を書いて欲しいです。
可能でしょうか?

はい。苦情(クレーム)文章の代筆も承っております。

料金が高くないでしょうか?

メール1通に約1万円はちょっと高いと感じてしまいます。
なにか理由があるのでしょうか?

依頼者さまからいただいた文面をそのまま代理送信することが
難しいためです。ほぼこちらで手直しをする必要があります。

なぜかと申しますと、苦情メールの代理送信を希望される方は
怒り・興奮状態が完全におさまっていません。
冷静になりきれていない傾向があります。

そのため、苦情の原因や苦情原因が発生するまでの経緯を
説明が不明瞭となっています。

そこで、当事業所の相談員が詳しくお話を聞かせていただく訳ですが
このやりとりに時間がかかってしまいがちです。

何通ものメールのやり取り、ヒアリングが発生し、かつ
苦情メールの文面の作成もするために料金を設定しています。

実情を明かしますと、メールを送信する作業よりも、
作業に至るまでの行為のほうに人件費が費やされています。

依頼者さまから預かった送信を希望するメールの文章を
手を加えずに代理送信すること自体は可能です。

ですが、その場合、依頼者さまが希望するような結果から
はずれる可能性が高くなります。

苦情メールの文章を書きなれている方はすくないためです。

さらに申しますと、苦情先がわからない方が多く見られるためです。
「xx会社xx部宛てに苦情メール送信をお願いします。アドレスはこれです」
と、言い切れる方がそんなに多くありません。

そこで、本来サービスとはしていない苦情先の調査(大抵はネット検索)
が発生してしまいがちです。もちろん簡単な調査であっても
人件費は必ず発生します。

苦情電話という「点」だけではなく、苦情電話に至るまでに
いろんな箇所で費用が発生しているとお思いください。

結果として、以下の3点が料金設定に関わっております。

・ヒアリング期間が長くなる傾向がある
・文章作成の料金も含まれているため
・苦情先の事前調査(依頼状況に合わせた電話番号の調査)

以上です。

ご依頼内容の変更もありがちなため、これ以上、
料金を下げますと必ずどこかで支障が発生してしまいます。
どうか、ご了承いただきますようお願い申し上げます。

陳情メールも代理送信していただけますか?

苦情メールの代理送信とのことですが、
苦情も含めた陳情メールでも良いでしょうか?

はい。苦情だけでなく、陳情や該当人物の指導要求・サービスの
改善要求などを含めたメールでも代理送信が可能です。

携帯からメールを送信していただけますか?

携帯(スマホ)から苦情メールを送信していただきたいのですが
可能でしょうか?

申し訳ございません。対応できかねます。
証拠動画の撮影もするため、PC(パソコン)から
送信するご依頼しか受付けておりません。
※携帯ですと証拠動画の撮影(録画)が困難なため

送信日時は指定可能でしょうか?

苦情メールの送信日時は指定可能でしょうか?

はい。時間帯の指定が可能です。
送信を希望する日時の24時間前まで、事前にお聞かせいただければ
対応可能でございます。
ご指定例)1月1日の午前10時から午前11時30分までのあいだ

ただ、分まできっちりご指定することは送信システム上、
できかねますのでご了承いただきたく願います。

なお、午後10時から午前7時までは、割り増し料金として
1,200円を頂戴しておりますのでご注意ください。

苦情メール送信後、受信があった場合

苦情メールを代理送信していただいた後、
先方からメールが届いた(受信)場合、私にメール内容を
知らせてはいただけないでしょうか?

はい。可能です。

苦情メールの代理送信に使用したメールアカウントは
10日後に削除いたします。それまでに先方からメールを
受け取った場合、依頼者さまにメール内容をお知らせいたします。

依頼するにあたってどのような情報が必要となるのでしょうか?

とても憤慨する事件があったので苦情メールの依頼を検討しています。
ですが、はじめての苦情依頼のため勝手がわかりません。
苦情の代行依頼をするためにはどのような情報が必要なのでしょうか?

ご依頼内容によりますが、基本的に以下の情報が必要となります。

  • 苦情原因
  • 苦情原因が発生した日時
  • 苦情原因が発生した場所
  • 苦情に至るまでのながれ(経緯)
  • 人物の情報(氏名・年齢・容姿)

以上です。

苦情原因となった人物の氏名が判明していない場合、
年齢・容姿、そして勤務時間帯を伝えることにより、
特定、参照が可能となります。

相談は何回まで無料ですか?

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ご相談はメール往復3通目まで無料です。

電話での相談は可能ですか?

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申し訳ございません。
現在、お電話でのご相談は対応しておりません。

投稿日:2018年5月16日 更新日:

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