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作業終了報告メールサンプル

投稿日:2015年7月18日 更新日:

当事業所の報告文の書き方については、
変な独自ルールはございません。
上司に報告文書をあげるときとまったく変わりありません。

報告文になれた社会人の方であっても
報告文がまったく書けておりません。

実際の作業と同じく、作業後の報告メールも重要です。

当記事のサンプルを参考にご依頼者さまが
納得できるような報告文を目指して下さい。

独自ルールはございません。
社会人経験のある方なら十分問題ないはずです。

あまりにも基礎的で基本的なルールを記載しているので
「馬鹿にしているのか?」と思われるでしょうが、
決してスタッフ様を馬鹿にしているわけではございません。

在宅スタッフさまの中には若い方もおられるので
補足的に説明しているに過ぎません。

メール件名(題名)は率直に、端的に用件を書く

メールの件名(タイトル・題名)には
メールの主題を端的に示してください。

相手方(メールを受信する側)に、
メールの件名だけでおおまかに
メールの内容(主題)が分かるような
件名付けをするのが良いです。

(例)
【結果報告】成功・会話内容記載 スタッフ:田中
【状況報告】通話ならず・経緯記載 スタッフ:鈴木
【質問】告発者の身分設定について
【相談】架電日時の変更ねがい

※墨付き括弧は必須ではございません。

実行報告であるのに、相談員との
直近のメールに「Re:」つきで返信する方。
※結果・報告のワードが件名にない

メール内文章とはまったく異なったメールタイトル(件名)
で送信されるスタッフさまが見受けられます。

時間のないときは仕方がないのですが、
注意しても改善見られない。
あまりにも多いスタッフさまについては
除籍処分をさせていただきます。

まずは「結果」を端的に伝える

まず、結果をメール文中の冒頭、
または冒頭付近に明確に示してください。

報告メールの文中、冒頭付近に結果として
「成功」したのか、「失敗」終わったのかを書いてください。

そうしないと、読み手がすぐに結果を判断できません。

小説・物語ではないことに注意!

結果、または結果を読み取れる文章(箇所)を、
長文のなかに結果を紛れさせる方がおります。

これでは読み進めないと成功の可否がわかりかねます。

小説ではないのですから読み手をワクワクさせる
必要はまったくございません。

相談員は多数の案件を同時に抱えているため、
ひと目で結果が読み取れない報告を嫌がります。

読みにくい報告は相談員の人件費を上げる
(相談員の作業量が増える)ことに
つながりますので、あまりにも読みにくい
報告をされるスタッフさまには登録解除または
報酬を下げるしかございません。

どうか、ご了承ください。

異常は、基礎の基礎ですが、馬鹿にしているわけではなく、
ほとんどの方ができていないため説明させていただきました。
ご理解いただきますようお願い申し上げます。

基本中の基本の基本

忘れがちな作業開始~終了時刻

ほぼ、全スタッフの方にあてはまることです。

基本的事項が書かれておりません。
1~2度、指摘し、サンプル例を個別に
提示させていただいた方ですら忘れてしまいます。

本当に頼みます。

作業開始時刻と終了時刻、これだけを書かないだけで
メールを3通送信する手間が発生します。

ご依頼者さまにも当のスタッフさまの労力が必要となるのです。

だからこそ、作業開始時刻そして終了時刻は絶対に忘れないでください。
あまりにも基本的な事なのでほとんどのスタッフの方が忘れております。

報告メールが正確でないと、余計な作業が増え、
ご依頼者さまを煩わせる結果となります。
もちろん、当事業所の手間も増大し、負担費用が増加します。

ですので、現状のままですとスタッフの皆さんの報酬額を
減らすしか手はございません。
ご依頼も減少し、お仕事の紹介もできなくなるかもしれません。

そこで、報告メールの作成方法を再度掲載いたします。

以下にサンプルとして報告文を掲載します。
当記事は誰でも見られる公開記事にしておりますので、
詳細な点は作業時に個別にお伝えいたします。

以下はあくまで簡素・基本例です。
参考にしてください。

絶対に記載しなければならない事項

・作業実施日時(電話をした正確な日時。開始時刻~終了時刻)
・自分が言った台詞
・相手の言った台詞
・相手の反応
・打ち合わせどおりの情報を伝えられたかどうかの確認

苦情電話・退職電話代行の場合は上記に加えて
・担当者(電話を受け取った方)の名前・性別
を報告文内にお書き下さい。

悪い作業開始時刻・終了時刻の報告例

「架電したのは16時。終了したのはそれから15分後です」

※説明
スタッフさんの報告メールをこちらで直して提出しております。
開始時刻~終了時刻はきちんと明記していただきますようお願いいたします。
上記例だとご依頼者さまにそのまま提出できません。
手直しが必要となり、費用(金銭)が発生いたします。

ひとつのご依頼をいただけるまで相談・提案・見積もりなどで6~10時間。
作業後の報告メール提出にも平均2時間ほどかけております。
かなりの費用がかかっています。

あまりにも不明瞭な報告文では、数多くある競合のなか
当事業所を選んでくれたご依頼者さまに失礼です。

なので、あまりにもひどい報告文を書くスタッフさんは
除籍をさせていただく場合もございます。
信用の低下・費用がかさむ一方ですので。
ご了承下さいませ。

良い作業課意思時刻・終了時刻の報告例

16:30~16:40
※分かりやすいです。
開始時刻 16:30 終了時刻 16:40
※丁寧です。

このままコピペしてご依頼者さまへの報告文が作成できます。
当事業所が直す必要もなく、無駄な費用が発生いたしません。

報告文サンプル

依頼内容:不倫の密告電話
ご依頼者さま:彼女の浮気に悩んでいる男性。彼女の浮気相手は既婚者。
電話先:彼女の浮気相手男性の妻(以下、N子さま)
スタッフの役柄:N子さまの旦那さまの知り合い

以下、報告メールのサンプルです。

実施日時:7/17(金) 13:00~13:13
架電回数:1回

先ほど予定通り、N子さまご自宅へ電話をいたしました。
以下に報告いたします。

■会話応答文
かぎかっこなしは私(スタッフ)です。

N子さま「はい、~です」

「もしもし、xxさまの奥様でしょうか?」

N子さま「はい?」
※不審がっていました。

「私、xxさまと良くしてもらっていますx男と申します」

N子さま「はい」

「実は、奥様にお知らせしときたいことがありまして失礼を承知で
電話させていただきました」

N子さま「はぁ」

「知っていて黙っているのはどうかと悩んだのですがお知らせします」
「xxさまは浮気をしております」

N子さま「…」無言
N子さま「そうですか」※知っていたような感じがしました。

「女性の名前はx子といって、○○社に勤めているようです」
「私が見かけたのは○○通りでした」
「帰宅に使う道なので、そこで偶然みかけました」
「たぶん、○○(レストラン)に入っていくのを何回か見かけたので、
そこが女性との密会場所なのかもしれません」

N子さま「見かけた日時はわかりますでしょうか?」

「時間は正確に覚えていませんが、大体午後5時から7時の間だったとおもいます」
「覚えているのは水曜日だったと言うことだけですね」
「もしかしたら水曜日は不倫相手と会う曜日だと決めているのかもしれません」

N子さま「相手の外見ってどんな感じでしたでしょうか?」

「ぼんやりとしていて思い出せません。ただ、白い服に髪型はセミロング。
痩せていました。」

N子さま「…」※メモに書いている様子
N子さま「すみません、もう一度相手の名前を教えて下さい

「x子さんです。勤務先は○○社です」

N子さま「はい、分かりました」

「あの~すみません、x男というのは偽名です」
「私がばらしたと特定されたくないので嘘をつきました、
申し訳ございません」

N子さま「そうでしたか」

「すみませんが、もう切らせていただきますね」

質問攻め、私を探ってくる気配がありましたので
ここで電話を一方的に切りました。
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■所感
N子さまはすでに不倫の事実を知っていたかのような
感じが見受けられました。旦那さまの不倫を知って
息が詰まったり、驚く様子がなかったのが理由です。
受け答えもかなり淡々としている印象があります。
夫婦関係は冷め切っているのかもしれません。
ただ、不倫の事実を確認するためにメモをとっていたよう
なので動き出す可能性があります。

N子さまの声は大人しめであり、上品な感じです。
嘘であったとしても「旦那さまが不倫をしています」と
聞けば少ながらす動揺するはず。
しかし、声の震えも、大きな声で詰問することもしませんでした。
そこがすこし気がかりです。

■確認
・不倫相手の職場
伝えました。
・不倫相手の名前
伝えました。
・不倫の密会場所
伝えました。
・不倫相手の女性と旦那さまとの会話
会話の流れ上、伝えられませんでした。

以上で報告とさせていただきます。

以上です。

通話ができなかったときにも架電時刻を記載

上記説明だけでは、通話できた場合にのみ
架電時刻を記載すればよいと考える方が
見られたため追記します。

通話できなかったときにおいても、
架電時刻を記載してください。

また、合計架電回数も明記するとわかりやすいです。

(例)
結果:通話ならず
架電回数:3回

1回目: 14:30 通話ならず
2回目: 15:00 通話ならず
3回目: 15:30
対象以外の人物が電話にでたので
間違い電話として処理いたしました。

手抜きは絶対にしないでください。
慣れてきたに非常に手抜きが見受けられます。

上記サンプルにできるだけ沿った内容にて
報告をお願いいたします。

沿った、と表現しましたが報告の仕方・方法は
通常の会社(起業)のそれと変わりはありません。

すこしでも社会人経験がある方で
あればまったく問題にならないでしょう。

上記はすべて基本です。

ここに記載されていない報告の仕方は
各自で判断いただきますようお願いいたします。

通常の会社(企業)で利用される、
上司に報告するかたち・パターンで大丈夫です。

当事業所は、報告文章の書き方を
教えるための機関でも団体でもありません。

「本日」「先ほど」は避ける

文章報告にて「本日」「先ほど」は無能の証と教えられました。
「先ほど」と表記するのであれば、時刻を添えるのがマナーです。

正確に日時を決めていて、相手方が知っていると
おもわれる情報でも正確に記載してください。

「本日」ではなく日・曜日を。
(例)本日~→1月29日(金)
(例)本日(1/29)

「先ほど」ではなく時刻を。
(例)先ほど→10:15(午前10時15分)

正確な時刻がわからない場合には
10時15分ごろ~と表記すれば良いだけです。

あなたが本日(1月1日の意味)とつたえても、
メールを受信した側(相手)が1月2日にメールを開封し、
読むのであれば、相手にとっては1月2日が本日なのです。

メール内の文章だけで日時が相手に伝わるようにお書きください。

依頼者さまに報告しなければいませんので、
「18時前」というあいまいな表記ではいけません。

なお、状況によります。
緊急の場合や具体的な時刻が重要視されない
お仕事については省いても問題ございません。

逐次の状況報告をされる方について

1回の作業ごと、1回の架電ごとに状況を報告していただける
スタッフさまもおります。

状況が読めますので、ありがたいのですが
逐次の簡単なご報告だけで済ますのはお控えください。

必ず最後にそれらの総括(まとめ)としての
報告メールをご提出いただきますようお願いいたします。

追記

報告文章は事態をまったく知らない・把握していない
人物へどのような出来事があったのかを伝えるための文章です。
事態把握・理解をしていただくために提出する文章です。

「自分だけが分かっていれば良い」というものではありません。

追記の追記

絶対に電話をかけた日・時間を報告文内にお書き下さい。

作業をした正確な日時を報告メールに記載して下さい。

上記で説明していない報告文の書き方は各自で判断してください。

本当にお頼みします。

報告は友達にメールを送る感覚で書いてはいけません!!

なんでここまで一般的なことを説明しなければ
いけないのかと悲しくなってきます。

在宅スタッフの皆様においては
ご協力・ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

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